İşe alım projelerimizin en önemli adımlarından biri referans araştırmalarıdır. Deneyimlerimizde görüyoruz ki özellikle karar alma sürecinde referans araştırması belirleyici olabiliyor. Biz referans araştırma sürecini adayı elemek ya da işe almak konusunda bir amaç olarak değil sadece bir araç olarak kullanmayı tercih ediyoruz. Bu durumda diğer işe alım adımlarımızda olduğu gibi referans araştırmalarının da büyük bir titizlikle gerçekleştirilmesi gerektiğini düşünüyoruz. Bu konudaki izlediğimiz yolları aşağıda sizinle paylaşmak istedik..

Referans araştırması sürecinden adayı mutlaka bilgilendirip, onayını alıyoruz.

İlk olarak adaylara mülakat süreçlerinde bir referans araştırmasının da yapılacağı bildiriyoruz. Adaylar sürece dahil olduklarında ilerleyen aşamalarda böyle bir sürecin de olduğunu bilerek sürece devam ediyorlar.  Eğer adayın referans almamız konusunda onaylamadığı biri var ise o kişiyi aramanın etik olmadığını düşünüyoruz.

Adaylardan en doğru referansları almak önemli bir adımdır.

En önemli noktalardan biri de adaylardan doğru referansı alabilmektir. Bize göre gerçek referans araştırması doğru kişilerle yapılabilir. Referansları isterken bu noktada adayları yönlendirmek gerekebilir. Adaylar elbette kendisi ile ilgili olumlu şeyler söyleyeceğinden emin olduğu kişilerin isimlerini paylaşmayı tercih edecektir. Burada referansın aday ile birlikte çalıştığı süre içerisindeki hiyerarşik ilişkisine dikkat edilmelidir. Direkt yöneticisine ulaşmakta fayda vardır. Gereken durumlarda adaya sorular sorarak örneğin çalıştığınız şu firmadaki yöneticinizle konuşmamızın sizin için bir mahsuru var mı şeklinde adaydan en doğru referansı isteyebiliriz. Tabii burada tekrardan adayın onayının olması noktasına önem veririz.

Referans görüşmelernii tıpkı bir telefon mülakatı titizliği ile yapıyoruz.

Referans araştırmalarını yaparken telefon, mail vs. gibi farklı iletişim araçları tercih edilebilir. Doğru referansları adaydan aldıktan sonra kişilere telefon ile ulaşmayı tercih ederiz. Mail gibi yolları tercih etmeyiz çünkü telefonda referans veren kişinin söylediklerindeki duyguyu daha rahat yakalayabiliriz, söylenen kelimelerin ötesini görebilmemiz mümkün olur. Telefondaki bu referans araştırma sürecini tıpkı bir telefon mülakatı titizliği ile gerçekleştiriyoruz. Öncelikle referans alacağımız kişinin en uygun olduğu bir zaman diliminde görüşme yapmaya özen gösteririz. Bu durumda daha rahat iletişim kurabiliriz.

Referans kontrol formlarındaki sorular doğru bilgiye ulaşma konusunda yeterli gelmeyebilir, forma bağlı kalmadan esnek bir görüşme yapmayı tercih ederiz.

Referansı yaparken temel çerçeve referans kontrol formu ile belirlenir ancak forma bağlı kalmaksızın daha serbest , daha detaylı, farklı sorularla hatta çoğu zaman sohbet havasında  bir görüşme yaptığımızda aday ile ilgili daha farklı bilgilere ulaşmamız mümkün olabiliyor. Bunun için ana sorunun cevabını aldıktan biraz daha detaylandırmak üzere konu ile ilgili farklı sorular sorabiliriz. Örneğin, referans veren kişi adayın sabırlı bir karakteri olduğunu düşünüyorsa bununla ilgili yaşanmış bir olayı anlatması isteyebiliriz.

Referans veren kişinin ses tonunun vurgulamaları, referansı aktarış şekli bize ipuçları verir.

Referans veren kişinin ses tonuna, anlatış şekline tıpkı mülakatlarda olduğu gibi önem veririz. İkna edici olmayan ve ya tereddütlü bir ses tonu ile cevap verdiğinde o konunun biraz daha üzerine gidip daha detaylı sebeplerini öğrenmemiz mümkün olabilir. Referans veren kişi aday ile ilgili olumsuz düşünceleri olmasına rağmen bunu direkt olarak paylaşmayı tercih etmeyebilir. Bu noktada ses tonunda, kurduğu cümleler için seçtiği kelimelerde mutlaka bize ipucu verir. Örneğin, kısa 1-2 kelimelik yanıtlar verebilir. Biz bu durumda referans veren kişi detaya girmekten kaçındığında biraz daha dikkatli olup derinlemesine farklı sorular soruyoruz.

İşe alım uzmanı olarak tüm süreçlerde olduğu gibi referans kontrolünde de objektifliğimizi koruyoruz.

Referans araştırması ilgili kişilere raporlanırken işe alım uzmanının bu noktada objektifliğini koruması gerekir. Alınan referans bilgileri olduğu gibi, referans veren kişinin ağzından aktarılırsa bunu korumuş oluruz.

Referans araştırmasını aday ile ilgili karar alma sürecinde bir amaç değil sadece bir ‘araç’ olarak kullanırız.

Referans araştırması çok önemli bir adım olmasına karşın tamamen belirleyici bir aşama olarak görmekten çok bizim için araçlardan biridir. Deneyimlerimizde görüyoruz ki kimi zaman aday ile ilgili tüm referans araştırmaları olumlu olmasına rağmen adayın süreci olumsuz sonuçlanabiliyor ya da referans araştırmalarında olumsuzluklar olmasına rağmen süreç olumlu şekilde tamamlanabiliyor. Adayın işe alım kararında her zaman bütüne bakmayı tercih ederiz.

Adayları bir 3.kişiden dinlemek farklı bakmamızı sağlar.

Her farklı insan aynı kişi ile ilgili farklı yorumları, deneyimleri yada farkındalıkları vardır. Mülakat süreçlerinde gözlemlediğimizin dışında referans kontrol süreci adayı başkasının gözünden dinlememizi, farklı bir yönünü tanımamızı sağlar.

 Tüm işe alım sürecini bir puzzle'a benzetecek olursak eğer, referans kontrolü de bu puzzle’ın tamamlanması için önemli bir parçadır.  Sizler de bir çalışanınız, dostunuz için muhtemelen birkaç kere bu puzzle’ın bir parçası olmuşsunuzdur. Deneyimlediğiniz referans araştırma süreçlerini yorum kısmında hep birlikte konuşabiliriz :)

Gamze Yıldız